Việc quản lý và sử dụng con dấu được quy định tại Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ, được sửa đổi bổ sung một số điều tại Nghị định 56/2023/NĐ-CP ngày 24/7/2023.
Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có trách nhiệm giao nộp con dấu cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu theo quy định tại khoản 1, Điều 18, Nghị định 99/2016/NĐ-CP, cụ thể là trong các trường hợp sau:
- Đăng ký lại mẫu con dấu do con dấu bị biến dạng, mòn, hỏng, thay đổi chất liệu hoặc cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có sự thay đổi về tổ chức, đổi tên;
- Có quyết định chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, chấm dứt hoạt động, kết thúc nhiệm vụ của cơ quan có thẩm quyền;
- Có quyết định thu hồi giấy phép thành lập và hoạt động, giấy đăng ký hoạt động, giấy phép hoạt động của cơ quan có thẩm quyền;
- Con dấu bị mất được tìm thấy sau khi đã bị hủy giá trị sử dụng con dấu;
- Có quyết định tạm đình chỉ, đình chỉ hoạt động của cơ quan có thẩm quyền;
- Làm giả con dấu, sử dụng con dấu giả; mua bán con dấu, tiêu hủy trái phép con dấu; sử dụng con dấu hết giá trị sử dụng; cố ý làm biến dạng, sửa chữa nội dung mẫu con dấu đã đăng ký; không giao nộp con dấu theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền hoặc cơ quan đăng ký mẫu con dấu; mượn, cho mượn, thuê, cho thuê, cầm cố, thế chấp con dấu; sử dụng con dấu của Cơ quan, tổ chức khác để hoạt động; chiếm giữ trái phép, chiếm đoạt con dấu; sử dụng con dấu chưa đăng ký mẫu con dấu.