Theo Điều 12 Quyết định số 22/QĐ-TTX của Tổng Giám đốc TTXVN ban hành ngày 24/9/2021 quy định tất cả văn bản đi của TTXVN phải được lấy số, vào sổ quản lý, cập nhật lên Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc của TTXVN (gọi tắt là Hệ thống) tại bộ phận văn thư Ngành, theo quy trình sau:
- Tiếp nhận văn bản và phụ lục kèm theo (nếu có).
- Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày, trả lại những văn bản soạn thảo không đúng thể thức, kỹ thuật trình bày hoặc ký sai thẩm quyền.
- Cấp số, thời gian ban hành văn bản.
- Nhân bản, đóng dấu của TTXVN hoặc đơn vị thuộc TTXVN, dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn (đối với văn bản giấy); ký số (đối với văn bản điện tử).
- Phát hành văn bản và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
- Lưu văn bản đi.
Đối với các đơn vị thuộc TTXVN có con dấu, tài khoản riêng, văn bản đi do đơn vị phát hành được văn thư đơn vị thực hiện.